Companiile își reduc spațiile de lucru și cer flexibilitate proprietarilor de clădiri de birouri

Munca de acasa, restrictiile și noile reguli de distanțare fizica au adus schimbari și in modul in care companiile valorifica spațiul inchiriat al firmei. Vorbim in cadrul unui interviu cu Ramona Iacob-Predescu, Country Manager al companiei International Workspaces Group (IWG), care detine aproximativ 28.000 de metri patrați de spatii de birouri, despre cat de mult au fost afectați și ce soluții au adoptat pentru a menține spatiile de birouri ocupate.

Reporter: Este bine stiut ca, in aceasta perioada, activitatea companiilor la birouri a fost restransa pentru ca angajatii, inca lucreaza  de acasa  și vin in schimburi la serviciu sau mai grav au fost nevoite sa renunte cu totul la spatiul de birouri.  In acest context, ne puteti spune cat de afectata este afacerea pe care o conduceți?

Ramona Iacob: Este adevarat ca la inceputul pandemiei, in starea de urgenta, foarte multe companii au decis sa ramana acasa pentru a lucra, in mare parte acestea au pastrat contractele pe care le aveau pentru spatii, fie birou privat sau spatiu de coworking. Avem destul de multe contracte flexibile si acest lucru a si permis  anumitor companii care au inchis activitatea sa poata termina rapid un contract, dar tot in aceasta perioada am venit in intampinarea clientilor nostri cu diverse solutii pentru a le oferi sprijin si confort. Spatiile noastre au functionat in toata aceasta perioada, masurile  de siguranta, distantare, igienizare profunda, fiind luate inca dinainte de intrarea Romaniei in starea de urgenta. Acum clientii au inceput sa revina in numar mult mai mare.

In acest timp am avut si solicitari de extinderi in spatiu pentru a respecta si mai bine masurile de distantare sociala sau au fost si solicitari de schimbare a tipologiei biroului, de exemplu de la un birou mare la alte birouri mai mici in care personalul sa fie mai distantat. Au fost facute si alte schimbari, companii care au trecut de la birou privat la cel virtual, de la coworking la un alt produs, fiecare companie-client  a incercat sa isi adapteze buinessul in asa fel incat impactul sa fie cat mai mic.

Poate ca cea mai afectata zona a fost cea de co-working si conceptul de comunitate pe care il avem in spatiile noastre, atat pentru brandul Regus, cat si pentru Space. Conceptul acesta de comunitate, prin care organizam pentru clientii nostri  multe evenimente interne a avut cel mai mult de suferit . Spun asta pentru ca inainte aveam evenimnete de genul Monday breackfast sau Friday drinks, workshop-uri pe diverse teme ce imbinau utilul cu placutul,  organizam diverse jocuri pentru clienti mai ales in locatiile Spaces  ce au si astfel de zone de  gaming, cluburi de lectura etc.. Aceasta ocazie a clientilor interni si externi de a se reuni pentru a socializa, pentru a face schimb de idei, pentru a cunoaste si alte tipuri de businessuri, nu mai este astăzi întâlnită.

In general cred ca orice bsuienss a fost afectat de ceea ce am traversat, este evident ca cererea a scazut sau a stagnat si usor observam cresteri daca comparam cu ultimele luni traversate, dar consider ca o strageie buna, un plan B si C de urgenta si servicii stabile si constante te pot ajuta sa traversezi si astfel de situatii. Important este sa nu lasam garda jos, sa facem tot posibilul sa facem lucrurile sa mearga mai departe, sa evitam efectul de domino…o ramura de business afectata va atrage dupa sine si restul ramurilor.

Reporter: Care sunt principalele probleme cu care va confruntați, dar si care unt problemele intregii piețe de birouri din Romania?

Ramona Iacob: Problema principala cred ca este lipsa de predictibilitate, toti ne dorim sa stim cand se va termina si din pacate nu putem estima,  atat in zona aceasta de servicii ’’all inclusiv’’ – solutii flexibile in care activam noi( IWG), cat si in zona de spatii conventionale, de aceea multe companii nu vor mai grabi pasii spre extinderi, relocari mari, poate multe companii ce doreau sa intre in piata din Romania sa puna pe ’’hold prelungit’’ aceasta dorinta, se doreste in general a se pastra o zona de confort.

Reporter: Cum apreciati in acest moment cererea de spatii de birouri, pentru ca vedem cum se construiesc incă foarte multe cladiri de birouri. In ce procent credeti ca mai pot fi ocupate?

Ramona Iacob: Cererea in general este una ’’cuminte’’ daca as putea sa o numesc asa, sunt  activate leaduri care in luna martie fost puse pe ’’hold’’, observam din discutiile cu prospectii  multe cererei de  downgrade – scadere a spatiului, dar observam si multe solicitari  care sunt  mutate in 2021 ca data de inceput. In zona noastra de solutii flexibile, inregistram cereri mai bune din luna mai  2020 nu suntem inca la nivelul de anul trecut, dar cererile sunt multe pentru spatii/birouri mici cu o rata buna de conversie, peste cea de anul trecut, de exemplu. In general  vorbind, lucrurile inca par a fi in ’’stand by’’ daca analizam cererile mari intrate in piata anul trecut, de exemplu, sau la inceput de 2020, dar se si prospecteaza mult piata in aceasta perioada.

Reporter: Cum vedeti ca isi rezolva companiile chiriase spatiile de birouri pentru a respecta reglementarile de distantare fizica si aglomerare. Pana acum spatiile deschise erau apreciate, se va reveni la compartimentarea individuala a birourilor? Sau cum se va proceda?

Ramona Iacob: Din perspectiva noastra vedem diverse situatii:

  • Companiile care prefera spatiul deschis fie il vor mari ca sa  poata implementa distantarea sociala, fie se va lucra in ture: o parte de acasa si o alta parte de la birou .
  • Companiile care nu tin neaparat sa fie intr-un plan deschis incep sa se orienteze catre birourile mai partajate, in care sa poata acomoda  grupati angajatii, pe departamente si astfel sa nu permita tuturor sa se intercaleze, incercand sa pastreze  distantarea sociala cat mai bine
  • Au fost si situatii in care am primit solicitarea de a impartii angajatii in locatii diferite mergand pe ideea de a nu tine daca mi se permite ‘’ toate ouale in acelasi cos’’ riscul infectarii find mult mai mic asa .

Dar solicitarea tuturor este aceea de a avea termeni flexibili,  companiile incep sa  revizuiasca termenii contractuali ficsi, pe perioade lungi de timp si din ceea ce vedem isi doresc altceva de acum incolo.

Reporter: Ati luat in calcul refolosirea spatiilor de birouri in alte scopuri, in contextual actual generat de pandemia de noul coronavirus? Daca da, care ar fi acelea?  

 Ramona Iacob: Spatiile noastre sunf functionale asa in acest moment, activitatea noastra nu se schimba, ne pastram scopul initial dar  cautam solutii creative si incercam sa acomodam si solicitari care poate in trecut pareau mai  greu de acomodat. Ce am inteles noi in toata aceasta perioada: a te adapta constant la nevoia clientului, a continua sa inovezi, sa imbunatatesti  si a ramane pozitiv in gandire ajuta enorm in situatii de criza!

Reporter: Ati putea oferi, de exemplu, scolilor spatiu pentru pentru desfasurarea orelor si decongestionarea salilor de clasa?

Ramona Iacob: Am putea oferi astfel de alternative , momentan avem solicitari dee acest gen, dar din zona  private, a celor care organizeaza cursuri private pentru elevi, deci da, putem practic acomoda si astfel de cereri.

Reporter: Care sunt planurile viitoare, in functie de evolutia pandemiei, pentru afacerile pe care le derulati?

Ramona Iacob: Planul nostru este de a ne focusa momentan pe businessul existent,  partea de dezvoltare a portofoliului ocupa locul doi acum. Ne uitam atent la spatiile existente, ce se poate imbunatati in locatiile noastre, ce se poate schimba, daca va fi cazul, ne uitam atent la clientii existenti si depunem constant eforturi ca acestia sa se simta  in siguranta in spatiile noastre, ne orientam catre canalul existent dar si cel din trecut si incercam sa oferim solutii tuturor solicitantilor. Ne-am propus sa   ne raportam la cifrele de anul trecut, pe care vrem sa reusim sa le atingem si anul acesta.

Reporter: Cum a evoluat pretul chiriilor pana acum, in acest an, si care credeti ca va fi trendul pentru perioada urmatoare?

Ramona Iacob: Chiriile momentan au stagnat din ceea ce observam in piata, de crescut nu cred ca se va mai intampla in urmatorii  doi ani sa spunem. Acum depinde mult si de startegia fiecarui dezvoltator in parte, costurile sunt rididcate in zona constructiilor si nu ajuta mult, dar fiecare dezvoltator va trebui sa se replieze, sa regandeasca strategia si in final, cu totii va trebui sa facem eforturi pentru ca cererea sa se intalneasca cu oferta. Daca oferta devine mai mare decat cererea vom vedea cu siguranta si scaderi de chirii.

La IWG Romania am adoptat o strategie clara in aceasta perioada, avem constant oferte care sa ajute  si sa ofere solutii  fiecarui solicitant in parte si da, targetam  clienti noi, semnam lunar contracte noi, dar nu ii uitam nici pe cei deja existenti si oferim solutii pentru a-i pastra in continuare. Ne dorim si facem eforturi ca cifrele din rmratoarele luni sa ajunga la nivelul celor din 2019 si sa trecem cu totii cu bine peste aceasta situatie .

Despre companie

IWG deține în România aproximativ 28.000 de metri pătrați de spatii de birouri prin prezența în București a brandurilor Regus si Spaces, 12 locatii in toate zomele capitalei, iar la nivem global IWG este prezent in peste 120 de tari cu peste 3300 de locatii.